Chief Information Officer (CIO)

Kondisiyang dinamis, kompleks serta penuh dengan ketidakpastian membawa perusahaan organisasi)pada posisi persimpangan antara beberapa pilihan, mulai dari restrukturisasi, Total Quality Management (TQM), Benchmarking (patok duga), Reengineering (Rancang Bangun Ulang), sampaike aliansi strategi dan beberapa penerapan konsep lainnya yang ditempuh gunamencapai sukses masa kini dan esok. Salah satu alat manajemen yang belakangan ini menjadi pilihan bagiperusahaan adalah Bussiness ProcessReengineering (BPR) atau managemen rancang bangun ulang proses bisnis.Tantangan berat dari alat yang baru ini adalah kemauan dan keyakinan untukmengadakan perubahan radikal dalam proses bisnis bagi pencapaian hasil usahayang lebih baik.

Business Process Reengineering melibatkan perubahan dalam strukturdan proses dalam lingkungan bisnis. Seluruh teknologi,manusia, dan dimensi organisasi dapat berubah dalam BPR.Teknologi informasi memainkan peran utama dalam BPR karenamenyediakan otomatisasi kantor, memungkinkan bisnisuntuk dilakukan di lokasi yang berbeda,memberikan fleksibilitas dalam operasional izin, mempercepat proses layanan pelanggan dan paperless. Secara umum hal itu memungkinkan perubahan yang efisien dan efektif dalam operasionalpekerjaan.

Untuk mendukung terciptanya kesuksesandalam proses reengineering diperlukanadanya sinergi dan kerjasama dihampir seluruh bahagian dari organisasi.Dibutuhkan seorang figure yang mampumenjembatani antara kebutuhan bisnis organisasi dengan kemauan individu untukmelakukan perubahan. Mengingat salah satu faktor penting dalam sebuah prosesperubahan adalah budaya organisasi dan kemauan individu didalamnya.

ChiefInformation Officer (CIO) adalah figure yang paling tepat dalam pengawalan proses reengineering, karena selain memangdiciptakan memiliki keahlian dibidang teknologi juga dibekali dengan skill managerial yang mampu menciptakan hubungan yang harmonistidak hanya di level top managementtetapi juga di tingkat operasional (Synnott dan Gruber, 1981).

Keberhasilan CIO dalam melakukan prosestransformasi bisnis telah dibuktikan oleh perusahaan-perusahaan besar duniabaik dilingkungan perusahaan private(swasta) maupun perusahaan public(pemerintah). CIO dipandang telah banyak memberikan sumbangsih bagikeberhasilan organisasi, dari sisi peningkatan keunggulan kompetitif,efektifitas dan efisiensi pengolahan managemen organisasi.

Sejauh mana peran CIO dalammenyelaraskan BPR di lingkungan organisasi? Secara sederhana penelaahan dalamtulisan ini diharapkan memberikan gambaran tentang bagaimana strategipenyelarasan yang dilakukan oleh CIO terhadap proses reengineering padaorganisasi.

1.      Chief Information Officer (CIO)

a.      Siapa CIO itu?

CIO adalah seorang manajer eksekutif di bidang sistem informasi yang langsung bertanggung jawab kepada CEO (Chief Executive Officer). Kalau di dalam format PT (Perusahaan Terbatas) di Indonesia, CIO kurang lebih setara dengan Direktur (dalam jajaran direksi perusahaan) yang langsung bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. Pada kenyataannya saat ini, dapat dihitung dengan jari ada berapa perusahaan di Indonesia yang memiliki CIO di jajaran direksinya. Mengapa? Karena mungkin peranan sistem informasi belum begitu besar atau diperlukan oleh perusahaan yang bersangkutan sehingga mengharuskan memerka memiliki seorang personal eksekutif yang harus secara khusus memikirkannya.

b.      Apa fungsi CIO?

Di dalam buku “Information Systems Management in Practice”, Ralph Sprague beserta rekannya Barbara McNurlin menjabarkan bahwa setidaknya ada lima fungsi utama CIO di sebuah perusahaan:

MEMAHAMI BISNIS

Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan.

Setidaknya untuk dewasa ini ada tujuh cara yang terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:

1.  Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;

2. Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan;

3. Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi secara berkala;

4. Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;

5. Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan

   industri dimana perusahaan yang bersangkutan berada;

6. Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan

7. Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan.

MEMBANGUN CITRA DIVISI

Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangun kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini sangat penting mengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan sistem informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan di masa mendatang, bukan saat ini.

MENINGKATKAN MUTU PENGGUNAAN TEKNOLOGI

seorang CIO memiliki tugas untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk para karyawan perusahaan. Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada.

MENCANANGKAN VISI TEKNOLOGI INFORMASI

Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif.

Membantu perusahaan mencanangkan visinya di masa mendatang adalah salah satu contoh sikap proaktif yang harus dimasyarakatkan di kalangan perusahaan. Visi pemanfaatan sistem informasi merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari visi perusahaan secara umum.

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

   Suatu kali seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan dapat “memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari.

2.      Peran CIO

Disinilah CIO dituntut perannya. CIO harus bisa membuat suatu perusahaan mendapat profit margin yang besar akibat adanya perubaha-perubahan teknologi, pasar dan regulasi yang membawa dampak perubahan perilaku bisnis.

Menurut Indra Utoyo, Direktur Teknologi Informasi/CIO PT Telkom Tbk, CIO memiliki peran dalam mengeliminasi kompleksitas dengan memilih teknologi yang bisa mendukung sasaran kegiatan bisnis. Dan hal itu dimulai dari praktek-praktek manajemen, bukan dari teknologinya.

Menurut Presiden Direktur IBM Indonesia Betti Alisjahbana, peran CIO sekarang adalah menjadi TI pemberdaya dan katalis inovasi. Tujuannya adalah untuk menentukan arah bisnis strategis dan menawarkan ide-ide baru serta menyejajarkan TI sedemikian rupa sehingga memberikan manfaat bisnis. Jadi, peran CIO berubah dari business support menjadi business enabler3)

3.      Tugas CIO :
Munculnya tugas dan wewenang CIO di bidang strategis dan semakin meningkatnya peran tersebut. CIO harus mengenali pengaruh TIK terhadap organisasi, menentukan arah / strategi TIK yang menjamin adanya keselarasan antara strategi bisnis dan strategi TIK
Antisipasi perubahan teknologi, market dan regulasi.

Kemampuan mengenali perkembangan, potensi teknologi dan bisnis TIK dalam konteks pemanfaatan peluang bagi organisasi dan transformasi organisasi dan perlu menekankan kepada pelaku organisasi tentang pentingnya era web-based services dibandingkan kemajuan teknologinya sendiri
CIO bertugas mengorganisasikan dan melindungi asset-aset TI perusahaan

Menentukan dan menjamin tatakelola TIK yang benar dan baik dalam organisasi sehingga dinamika organisasi selalu menuju pada tujuannya.
CIO bertugas sebagai visioner yang memimpin dan mengendalikan strategi perusahaaan.Merumuskan visi dan misi; menterjemahkannya menjadi tujuan organisasi; kemudian menjalankan dan memimpin organisasi TIK untuk mencapai hasil-hasil sesuai visi, misi dan tujuan organisasi
CIO menjadi leader dalam pengukuran dan pengembangan new computing.Mendemonstrasikan dan melakukan pengukuran nilai dari TIK, secara proaktif mengatur performansi berdasarkan hasil yang didapatkan.
CIO bertugas untuk menjembatani Gagap teknologiMendistribusikan teknik baru hasil pengembangan, alat dan pendekatan yang dilakukan

4.  10 Prediksi peran CIO pada tahun 2020

Saat membaca CIO. com, ada artikel menarik yang mestinya menjadi perhatian buat temen-temen yang berkecimpung di dunia sistem dan teknologi informasi (STI), khususnya yang fokus pada pengelolaan STI. Pada artikel tersebut diulas tentang peran chief information officer (CIO) pada tahun 2020, yang akan kita capai 8 tahun lagi . Satu hal yang pasti dalam artikel tersebut adalah: Pemimpin TI masih akan menjadi inti dari perusahaan mana pun, bekerja sama dengan eksekutif bisnis dan menentukan strategi tentang arah teknologi masa depan, memimpin staf profesional yang sangat terlatih dan memperjuangkan operasi teknis efisien.

Prediksi peran CIO di tahun 2020

Posisi ini masih akan memerlukan gabungan kemampuan kejelian analitis dan kecakapan manajemen, selain itu perkembangan STI yang dramatis tentu akan menjadi perhatian tersendiri. Apalagi untuk Indonesia, departemen STI masih dianggap menghambur-hamburkan uang tanpa bisa memberikan kontribusi berarti bagi bisnis. Tentunya 10 hal yang diprediksikan pada artikel ini bisa terjadi bisa juga tidak terjadi, prediksi tersebut adalah:

1.      Runtuhnya Microsoft;

2.      Departemen TI tidak ada, karena semua ada di cloud;

3.      Kolaborasi bisnis akan terjadi di cloud;

4.      CIO hanya mengelola sedikit SDM, khususnya yang terkait dengan keamanan;

5.      Pengguna tidak lagi berada dalam satu departemen;

6.      Cyberwarfare akan mengubah CIO berpikir secara lebih luas (general);

7.      Bring Your Own Device (BYOD) akan menjadi standar;

8.      Outsourcing akan menggunakan AI;

9.      CIO akan berperan dalam menentukan arah bisnis;

10.  Analisis akan semakin penting.

Itulah 10 prediksi tentang peran ataupun tanggung jawab CIO untuk 8 tahun kedepan. Kita yang mungkin masih belajar, setidaknya dapat melihat perkembangan ini sebagai bahan belajar dan menambah wawasan tentang perkembangan STI 5 hingga 10 tahun mendatang . Artikel tersebut dapat Anda unduh disini, atau bisa dibaca langsung disini.

REFERENSI :

1.      www.seputar-indonesia.com/edisicetak/content/view/434569/44/

2.      http://www.wikimu.com/News/DisplayNews.aspx?id=14783

3.      http://www.indoforum.org/showthread.php?t=93655

4.      http://qodar.blogspot.com/2012/04/peran-chief-information-officer-cio.html